そのため、外国に赴任して大使、公使、総領事、参事官などになった者も、本国に戻ると大使、公使、総領事、参事官ではなくなるが、儀礼的にこれらの職名で呼ばれる場合がある。

また、外交儀礼上、本来の職位よりも一段上の「公の名称」を名乗ることが許される場合がある（名称大使、ローカルランク）。
職位

特命全権大使（Ambassador Extraordinary and Plenipotentiary）
在外公館たる大使館の公館長。

特命全権公使（Envoy Extraordinary and Minister Plenipotentiary）
在外公館たる公使館の公館長。ただし1967年に日本の公使館はすべて大使館に昇格しているので、このような意味での特命全権公使は存在しない。

公使（Minister）
大使に次ぐ職階の外交官。公使館が廃止されてからも、大規模な大使館には上位外交官として「公使」が置かれることがある。

公使参事官（Minister-Counsellor / Minister-Counselor）

参事官（Counsellor / Counselor）
公使と一等書記官の中間の職階で、「公使参事官」は対外的に公使のローカルランクを付与された参事官。実際には空席の大使館も多い。

書記官（Secretary）

一等／二等／三等書記官 (First/Second/Third Secretary)

外交官補 (Attache)

主に外交事務に従事する職員。このうち「外交官補」は、大使館などに配属された語学研修を行う若手外交官のみが用いる。

領事官（Consul）

総領事 (Consul-General)

領事／副領事 (Consul/Vice-Consul)

領事官補 (Attache)

主に領事事務に従事する職員。外交官に準じた特権・免除（領事特権）が認められているが、その範囲は外交特権よりも狭い。このうち「総領事」の名称を用いるのは原則として在外公館たる総領事館の在外公館長だけであるが、かつて総領事館が併設されていた大使館の領事部や総領事館から降格した領事事務所の館長については「総領事」が置かれることもある。また「領事官補」の名称を用いるのは、領事館などに配属された語学研修を行う若手外交官だけである。

理事官

一等／二等／三等理事官 (First/Second/Third Attache)

副理事官 (Assistant Attache)

主に外交領事事務に直接関連する業務に従事する職員。ただし現在は、三等理事官以外はほとんど存在しない。

外務書記
現在は存在しない。

電信官

一等／二等／三等電信官

電信官補

インターネットなどの電気通信関係事務に従事する職員。現在は電信符号を用いることはない。また「電信官」という公称を用いる外務省職員はなく、電信担当官は他の役職の名称を用いている。

通訳官

一等／二等／三等通訳官

通訳官補

現在はこの肩書きの外務省職員は存在しない。通訳業務は語学に秀でた職員が適宜担当している。

翻訳官

一等／二等／三等翻訳官

翻訳官補

現在はこの肩書きの外務省職員は存在しない。翻訳業務は語学に秀でた職員が適宜担当している。

防衛駐在官 (Defense Attache)
諸外国の駐在武官に相当。在外公館に勤務し、主に防衛（＝軍事）に関する事務に従事する職員。全員が陸上自衛隊、海上自衛隊または航空自衛隊から出向して外務事務官に任命された幹部自衛官（主に佐官クラス）である。自衛官としての階級を公称し、自衛官の制服を着用し、儀礼刀を佩き、飾緒を着用する。防衛駐在官は全員自衛官であって、防衛省以外の官庁からの出向者は一切いないが、法令上は自衛官に限られるものではない。通常はこれに加えて「書記官」などの名称を用いる。

医務官 (Medical Attache)
在外公館に勤務し、主に医務に関する事務に従事する職員。

在外公館警備対策官
主に在外公館の警備に関する事務に従事する職員。警察官、入国警備官、公安調査官、海上保安官または自衛官が出向して転任されることが多い。また、日本の民間警備会社から外務省へ出向を命ぜられて任命される例もある。通常はこれに加えて「書記官」などの名称を用いる。「en:Diplomatic rank」も参照
任免

外交官の任免は、

大使、公使 → 外務大臣の申し出により内閣が行い、天皇がこれを認証する（認証官）。