この記事は検証可能な参考文献や出典が全く示されていないか、不十分です。出典を追加して記事の信頼性向上にご協力ください。（このテンプレートの使い方）
出典検索?: "文書管理システム" ? ニュース ・ 書籍 ・ スカラー ・ CiNii ・ J-STAGE ・ NDL ・ dlib.jp ・ ジャパンサーチ ・ TWL（2019年8月）

文書管理システム（英: Document management system, DMS）は、電子文書や紙の文書をデジタイズしたものを格納・管理するコンピュータ上のシステムである。コンテンツ管理システム (CMS) と重複する部分があり、エンタープライズコンテンツ管理システムの一部とされることが多く、デジタル資産管理/文書の画像化/ワークフローシステム/記録管理システムとも関連する。
概要

文書管理手法は以下のように分類される。
配置
文書をどこに格納するか。文書にアクセスするにはどこに行けばよいか。ファイリングキャビネットやファイル室への物理的移動と、文書管理システムを使う際に必要な画面上の手続きとは類似性がある。
ファイリング
文書をどのようにファイルするか。後の検索の補助となる構成や索引付けをどうするか。文書管理システムはファイリング情報を格納するのにデータベースを使うことが多い。
検索
文書をどのように見つけ出すか。一般に検索は、文書群を順次見ていく方法と特定の情報を鍵として検索する方法がある。
セキュリティ
文書の安全性をどのように保つか。無許可の人が文書を読んだり、改ざんしたり、破壊したりするのをどう防ぐか。
災害対策
火事、洪水、その他の自然災害から、どうやって文書を守るか。
維持
文書をどれだけの期間維持できるか。これは、その組織が情報や文書の維持（特にその期間）をどう定義するかというポリシーの問題である。これは組織としての記録管理の慣習による規則である。
保存
将来の必要性を考慮して文書をどう保持するか。保存（アーカイビング）とは、文書と関連するメタデータを（その組織の定義に従って）ある期間を経た後に動的リポジトリから除去し、別の場所にまとめて保存しておくことである。電子文書でも紙の文書でも、アーカイブは文書の移動を伴う。紙の文書であれば文書用の倉庫、電子文書であればオフラインの記録媒体に移される。
配布
文書を必要とする人が利用できるようにする方法。
ワークフロー
文書が人から人へと渡される場合、そのフローはどうあるべきか。
作成
文書作成方法。複数の人間が共同作業を行う場合、特に重要である。このため、バージョン管理システムなどが生まれた。
認証/認可
政府や企業が文書管理システムを使って電子化を行う場合、文書の原本性の保証、署名や押印に相当する機能をどう実現するかが問題となる。
歴史

文書管理は管理対象によって2種類に分類される。1980年代、複数のベンダーが紙の文書を管理するシステムを開発し始めた。それらのシステムは、印刷物だけでなく、写真その他も含めた紙の文書を管理する。コンピュータによって管理するため紙上の情報をデジタイズし、画像ファイルを管理するものであり、電子文書管理(EDM)システムなどと呼ぶ。

その後、別の種類のシステムとして電子文書に特化したシステムが生まれた。これは、コンピュータ上で作成された文書（ファイル）を管理するものである。初期のシステムは管理できるファイルフォーマットが独自のものだったり、限られていた。

これらの2つの系統が統合され、管理対象のファイルフォーマットも多様となり、ネットワーク上に文書を分散配置できるようになった。他のアプリケーションとの連携も強化され、セキュリティ機能も強化されていった。
文書管理とコミュニケーション

Carzaniga と Wolf（2001年）の論文“Content-based networking: a new communication infrastructure”において、電子文書管理について考察している。そこで、コミュニケーション基盤としてのコンテンツベースのネットワークが提案されている。ユーザーは関心のあることを表明し、それをネットワークにメッセージとして入力する。そして、ネットワークが適切な人々に適切な情報を配信する。Sprague（1995年）では、より詳細な文書管理方式が提案されており、それを電子文書管理（electric document management、EDM）と称した。彼の定義によれば、文書管理とは「組織の目的に適った文書の生成/格納/構成/転送/検索/操作/更新/廃棄」（pp.32）であり、EDM によって人々のコミュニケーションが改善されるとした（pp 42-43）。

EDMとコミュニケーションの関係については他にも例がある。Hansen と Haas（2001年）は、電子文書について情報提供者と情報利用者の役割の観点を論じている。また、Thorpe と Mead（2000年）でもEDMとコミュニケーションの明確な関係を研究している。彼らは、EDMシステムがコミュニケーションのパターンを変革することを示した。彼らが研究した3つのプロジェクトでは、そのうちの2つがEDMを中心としていた（残る1つは3カ月で中止となった）。Howard と Pettersen（2001年）の研究対象となったあるプロジェクトでは、コミュニケーション手段としてEDMを三番目の手段としていた（上位手段は電話と会議、下位手段は電子メール、紙の文書、ファックスなど）。Rene Brohm（2005年）は学位論文でシアターモデルを提案した。シアターモデルとは、文書管理システムを劇場のステージに対比させて説明するものである。すなわち、ステージ上の演劇での相互作用と文書管理システムの機能の類似性を論じている。

Marin と Poulter（2004年）によれば、全てのデータや情報が集中型のデータベース（あるいはイントラネット）に置かれ、それを組織の全員が使う場合、ITと情報配布に明確な関係が生じる。彼らは、情報へのアクセスが容易であればあるほど、組織内に流通する情報量が増えるとした。

このコミュニケーション・ツールを改良する別の方法もある。Hansen と Haas（2001年）はEDMを競争のある市場に見立てた。それによると、情報提供者は情報共有の戦略を持つべきであり、ユーザー（従業員）にシステムを使わせる戦略も必要であるとした。

Yan と Garcia-Molina（1999年 pp.2）が提案した方法は、人々が必要な（興味のある）情報を表すクエリ群を含んだ長期的プロファイルを提示するというものである。