この内、

大使、公使、領事：外務大臣の申出により内閣が任免し、天皇がこれを認証する（認証官）。

参事官、書記官、理事官、外務書記などの外交職員：外務大臣が任免する。

外交職員（特別の技術を必要とする外交領事事務などに従事する。）：外務大臣が外務省令で定めるところによって任命する。

採用

大半の外交官は国家公務員I種試験（平成12年までは外務公務員I種試験、公務員試験の項参照）および外務省専門職員試験、国家III種試験等に合格して外務省に入省した職員から選ばれる。前者出身の外交官を俗に「キャリア外交官」と呼称し、外務省本省の多くの幹部職や、主としていわゆる大国に駐在する大使等はほとんどこちらから任命される。それに対して、後者出身及び同等の経歴の者から任命される外交官を同様に「ノンキャリア外交官」と呼称することがあり、その多くは栄進したとしても本省のごく一部の幹部職や中小国駐在の大使等で外交官としての経歴を終わることになる（キャリアの項も参照）。

なお、例外的に一部の大使や公使には学識経験者等の民間人や他省庁出身者が任命されることもある。また書記官には各省庁からの出向者が、在外公館警備対策官等には警察庁・防衛省・公安調査庁・海上保安庁からの出向者が、それぞれ任命されることもある。

待遇

日本国の外交官に対しては、在外公館における勤務に必要な経費に充てるために（通常の給与に加えて）在勤手当（非課税）が支払われ、平成17年度において総額256億7188万7000円の予算が計上された。支払対象は約3,000人とされる（一人当たりの単純平均額は約856万円）。

日本の有名な外交官

陸奥宗光 - 明治期に不平等条約の改正に尽力。下関条約全権。

青木周蔵 - 明治期の外交官。ドイツ滞在通算21年。二度目の妻はドイツ貴族の娘。外相も数度歴任。　

小村寿太郎 - ポーツマス条約全権。日露戦争後の外交に強い影響。

堀口九萬一 - メキシコ革命に際してフランシスコ・マデロ大統領の遺族を保護。

松岡洋右　-　満鉄総裁・外務大臣、国際連盟脱退時のジュネーブ総会首席全権。

野村吉三郎 - 太平洋戦争日米開戦時の駐米大使。

来栖三郎 - 日独伊三国軍事同盟締結当時の駐ドイツ大使、日米開戦時の交渉担当大使。

杉原千畝 - 第二次世界大戦期の在カウナス（リトアニア）日本領事館領事代理。